É uma das perguntas que mais chegam ao escritório: MEI pode contratar funcionário? A resposta curta é sim — mas com um limite rígido, um teto de salário e um conjunto de obrigações que, se ignorado, custa multa e pode até desenquadrar o cliente do regime.

Neste guia você encontra o que a lei permite, quanto custa de verdade contratar, quais obrigações passam a existir a partir do primeiro empregado e em que momento vale mais a pena migrar para ME.

MEI pode contratar funcionário? O que diz a lei

Sim. O Microempreendedor Individual pode ter um único empregado, e esse empregado precisa receber um salário mínimo ou o piso da categoria — o que for maior. A regra está na Lei Complementar nº 123/2006, art. 18-C, regulamentada pela Resolução CGSN nº 140/2018.

Dois pontos que costumam gerar confusão no atendimento:

• É um empregado, não uma vaga. Se o funcionário sai e outro entra, tudo bem. O que não pode é ter dois registrados ao mesmo tempo.
• Pagar acima do piso descaracteriza o enquadramento. O MEI pode conceder benefícios (vale-transporte, plano de saúde), mas o salário-base fica limitado ao mínimo ou ao piso da categoria.

Existe uma exceção prática: em caso de afastamento do empregado (licença-maternidade, auxílio-doença, férias), o MEI pode contratar um substituto temporário — nesse período convivem dois registros, sem perder o enquadramento.

Quanto custa para o MEI contratar um funcionário

Além do salário, o MEI recolhe 11% sobre a remuneração:

A esses 11% mensais somam-se os custos anuais que todo empregador tem: 13º salário, férias acrescidas de um terço, e — quando o empregado solicita — vale-transporte (com desconto de até 6% do salário). Na conta real, um empregado custa ao MEI algo em torno de 1,3 a 1,4 salário por mês, considerando as provisões diluídas.

O recolhimento é feito pelo DAE (Documento de Arrecadação do eSocial), gerado no eSocial Doméstico/Simplificado, e o FGTS pelo FGTS Digital.

As obrigações que nascem com o primeiro empregado

Este é o ponto em que o cliente costuma se perder — e onde o contador entra. A partir da contratação, o MEI passa a ter rotina de empregador:

• Antes do início das atividades: cadastro do empregador e do vínculo no eSocial, exame médico admissional (ASO) e assinatura do contrato de trabalho.
• Todo mês: folha de pagamento, envio dos eventos no eSocial, geração e pagamento do DAE e do FGTS até o dia 7 (ou o dia útil anterior).
• Todo ano: 13º salário (duas parcelas), programação de férias, informe de rendimentos.
• No desligamento: aviso prévio, verbas rescisórias, evento de desligamento no eSocial e recolhimento rescisório do FGTS.

Perder qualquer um desses prazos gera multa — e é exatamente por isso que o MEI com empregado deixa de ser “aquele cliente que não dá trabalho”. Vale revisar sua política de pacotes de serviços quando isso acontece.

O que acontece se o MEI contratar mais de um

O segundo registro provoca o desenquadramento do MEI. Na prática, o cliente passa a Microempresa (ME) no Simples Nacional, com consequências diretas:

• o DAS fixo mensal dá lugar à tributação por faixa de faturamento;
• surgem obrigações acessórias que o MEI não tinha;
• a contabilidade formal passa a ser exigida.

Não é uma punição — é uma mudança de porte. O problema é quando acontece sem planejamento, no meio do ano, pegando o cliente de surpresa. Mudanças como essa pedem conversa antes, não depois.

As saídas que o cliente vai propor (e o que responder)

“Contrato como PJ.” Se há subordinação, habitualidade, pessoalidade e salário, existe vínculo — independentemente do contrato assinado. O risco de reconhecimento em reclamação trabalhista é do cliente, e a conta vem com encargos retroativos.

“Coloco um familiar para ajudar sem registro.” Trabalho familiar informal é autuável da mesma forma. Se há vínculo de emprego, há registro.

“Contrato um estagiário.” O estágio tem regra própria (Lei nº 11.788/2008) e exige vínculo com instituição de ensino, termo de compromisso e supervisão — não serve como substituto de empregado em função permanente. Avalie caso a caso.

“Pago como autônomo eventual.” Funciona apenas para serviço realmente eventual e sem subordinação, com recolhimento de INSS sobre a contratação. Rotina diária não é eventual.

Quando vale a pena sair do MEI

Se o cliente precisa de mais de uma pessoa, quer pagar acima do piso ou está perto do teto de faturamento do MEI, o desenquadramento planejado costuma ser melhor do que a improvisação. Migrar para ME com planejamento tributário permite escolher o momento, projetar a carga e ajustar preço de venda antes que a mudança aconteça de forma forçada.

Esse é o tipo de conversa que transforma o contador de “quem entrega a guia” em consultor — e é, também, uma porta de entrada para atender esse perfil de cliente com método.

O papel do contador nessa contratação

Do ponto de vista do escritório, o MEI que contrata é um cliente que muda de patamar: passa a exigir folha, eSocial, FGTS, provisões e acompanhamento contínuo. Três recomendações práticas:

• Precifique a mudança. O serviço deixou de ser o MEI simples — o honorário precisa refletir a folha.
• Documente o combinado. Deixe claro por escrito o que está incluso (folha, eSocial, rescisão) e o que é extra.
• Antecipe o desenquadramento. Acompanhe faturamento e headcount para avisar antes do limite, não depois da multa.

Escritórios que atendem muitos MEIs ganham escala quando tratam esse momento como um nicho com processo próprio, e não como exceção.

Perguntas frequentes

MEI pode contratar 2 funcionários?
Não. O limite é um empregado. O segundo registro desenquadra o MEI, que passa a Microempresa.

Quanto o MEI paga de encargos por funcionário?
11% sobre o salário: 3% de INSS patronal e 8% de FGTS. A parte do INSS do empregado (7,5% a 14%) é descontada da remuneração dele.

MEI precisa usar o eSocial?
Sim. A partir do primeiro empregado, o cadastro e os eventos mensais no eSocial passam a ser obrigatórios, assim como a geração do DAE.

O funcionário do MEI pode ganhar acima do salário mínimo?
O salário-base fica limitado ao mínimo ou ao piso da categoria. Benefícios e adicionais legais (horas extras, adicional noturno) seguem as regras trabalhistas normais.

O que acontece se o MEI contratar sem registrar?
Multa por empregado não registrado, risco de reclamação trabalhista com encargos retroativos e possibilidade de autuação fiscal.

Conclusão

MEI pode contratar — um empregado, com salário limitado ao piso e 11% de encargos sobre a folha. O que costuma pegar o cliente de surpresa não é a permissão, é a rotina de empregador que vem junto. Quem explica isso antes da contratação evita multa, protege o enquadramento e ainda justifica um honorário compatível.

Base legal: Lei Complementar nº 123/2006 (art. 18-C) e Resolução CGSN nº 140/2018. Confirme sempre valores e prazos vigentes nos portais oficiais (Portal do Empreendedor, eSocial e FGTS Digital) na data do atendimento.

Se o seu escritório atende MEIs e quer transformar esse volume em previsibilidade — com processo, precificação e captação de clientes certos —, fale com a gente.